E-Mail-Flut eindämmen und Informationen verarbeiten

Von der Sucht nach der Erreichbarkeit oder wie man die E-Mail-Flut eindämmen kann

Führungskräfte erhalten im Schnitt 30.000 E-Mails pro Jahr, da gibt es Verträge zu prüfen, Presseartikel zu lesen, sich weiterzubilden. Kein Wunder also, dass für viele der Arbeitstag bereits morgens in der U-Bahn oder mit einem Blick aufs Handy gleich nach dem Aufstehen beginnt. Wie soll man sonst auch mit der ganzen Informationsflut klarkommen? Wir haben einfach nie genügend Zeit, wollen alles ganz genau nehmen und viel zu vielen Ansprüchen und anderen Menschen gerecht werden.

E-Mail-Flut bewältigen: Du musst nicht immer allen gerecht werden!

Diese Annahme bezieht sich aber nicht nur auf Manager und Mitarbeiter der Führungsebene. Nein, auch Studenten, Mütter, Angestellte heute sogar Kinder und Jugendliche werden mit Informationen und Daten nur so zugeschüttet. Sie trudeln mit einem „Piep, piep“ auf dem Smartphone ein, sind auf den 1.000 Seiten Unterrichtsmaterial aufgeführt und täglich werden neue Zeitschriften und Bücher veröffentlicht.

Ganz schön überwältigend, wenn man so darüber nachdenkt, was man täglich zu Lesen hat, oder? Fühlt man sich überfordert, hilft jammern auch nicht weiter. Veränderungen müssen her.

Nun kann man verschieden vorgehen – Man kann eines meiner Seminare zum Speed-Reading oder zur Informationsverarbeitung besuchen. Mit einem höheren Lesetempo wirst Du in der Lage sein effektiver arbeiten zu können, was Dir wiederum mehr Zeit für Ruhepausen einräumt.

Konzentrieren wir uns aber heute erst einmal nur auf einen Teil unseres Lebens, der gar nicht allzu viel Platz einnehmen sollte – unser E-Mail Postfach.

Die Abhängigkeit von der Erreichbarkeit

Bist Du einer der Menschen, die das Smartphone ständig an Mann haben, die das kurze Geräusch, dass Dir „Sie haben Post.“ verlauten lässt irgendwie antörnt? Oder fühlst Du Dich davon gestresst, ständig „Gewehr bei Fuss“ stehen zu müssen?

Prinzipiell sollte man ja davon ausgehen, dass sich mit der modernen Technik, mit E-Mails und all den Informationen, die online abrufbar sind, unsere Arbeit effizienter gestalten lässt. Das mag für manche und in einigen Bereichen auch so der Fall sein. Für andere bildet die ständige Erreichbarkeit allerdings einen Ablenkungsfaktor.

Du bist gerade dabei einen Fachartikel zu lesen. Das Handy liegt, wie immer, direkt neben Dir. „Pling“ – Eine E-Mail ploppt auf. Statt Dich weiter auf den Beitrag zu konzentrieren, mit dem Du gerade beschäftigt warst, wandern Deine Augen zu Deinem Smartphone. „Ich will nur mal fix schauen, ob es wichtig war.“ War es natürlich nicht. Ok, wo waren wir stehen geblieben. Hmmm… den Teil hattest Du bereits gelesen, irgendwie kannst Du Dich aber an den Abschnitt davor schon gar nicht mehr erinnern.

Bis Du wieder voll auf Deine ursprüngliche Arbeit konzentriert bist, vergehen im Durchschnitt 15 Minuten. Du fühlst Dich gestresst und weisst jetzt schon, dass das wohl nicht die einzige Unterbrechung war, die Du erfahren wirst, bis der Artikel denn endlich gelesen und verstanden ist.

Ein Weg dies zu umgehen ist zum Beispiel sich mit der E-Mail-Flut zu beschäftigen, die Du täglich erhältst. Ist wirklich jede dieser elektronischen Nachrichten wichtig? Musst Du in jedem Verteiler und über alles informiert sein? Ich zeige Dir Wege auf, die E-Mail-Flut einzudämmen, so dass Du Dich nicht mehr vor Deinem E-Mail Postfach grauen musst, wenn Du aus dem Urlaub zurückkommst.

7 Maßnahmen zur Bewältigung der E-Mail-Flut

In unserer Infografik zusammengefasst: Wie kann man die E-Mail-Flut eindämmen?

  1. Was ist Dir wirklich wichtig?

    Überlege Dir genau, über welche E-Mails Du informiert und in welche Verteiler Du aufgenommen werden möchtest. Nun geht es daran, dies auch den Kollegen und Kunden mitzuteilen. Beginne die Unterhaltung damit, zu fragen, welche Informationen für Dein Gegenüber einen hohen Wert besitzen. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass er auch Dir die gleiche Frage stellen wird.

    Versendest Du viele E-Mails mit Empfängern in CC, so wirst auch Du wahrscheinlich in viele Antworten mit einbezogen. Vermeide große Verteiler und wirst Du ungefragt in einen aufgenommen, der für Dich nicht von Bedeutung ist, so spreche den zuständigen Kollegen darauf an.

    Mit Spam musst Du Deine Zeit erst gar nicht verschwenden. Sprich mit Deiner IT-Abteilung auf Arbeit, wenn Du immer noch Spam erhältst, die einen Filter für Dich einrichten sollte.

  2. Finde den Mut zum Löschen!

    Unwichtige Nachrichten müssen gelöscht werden, willst Du die E-Mail-Flut eindämmen! Entweder richtest Du Dir Automatismen ein, so dass Dein E-Mail Postfach Nachrichten mit bestimmten Schlüsselwörtern gleich in den Papierkorb verschiebt oder melde Dich gleich von Newslettern ab, die Dich nicht interessieren.

    Finde den Mut E-Mails zu löschen um die E-Mail-Flut einzudämmen.

    Bist Du Dir nicht sicher, ob eine E-Mail wichtig ist oder nicht, verschiebe sie erst einmal in einen separaten Order namens „Gewissensberuhigung“. Hast Du Zeit, kannst Du dann dort hineinschauen.

  3. Lies den letzten Absatz zuerst!

    Häufig findest Du die Schlussfolgerung beziehungsweise die für Dich wichtige Information, die Frage oder Handlungsaufforderung im letzten Absatz der Nachricht. Experimentiere doch einmal und lies den Schluss zuerst!

  4. Kenne Dein E-Mail Postfach!

    Wahrscheinlich bist Du Dir gar nicht all der Möglichkeiten bewusst, die Dein E-Mail Anbieter für Dich bereit hält. Da gibt es Tastenkombinationen, Verteilerlisten, die eingestellt und übersichtliche Ordnerstrukturen, die eingerichtet werden können. Klar, niemand hat genügend Zeit aber investiere doch einmal eine Stunde darin, Dich so richtig mit Deinem Posteingang auseinander zu setzten. Dieser Aufwand wird Dir wahrscheinlich zukünftig einiges an Zeit und Nerven sparen können.

  5. Kündige Deinen Urlaub an und ernenne Stellvertreter!

    Hast Du eine längere Auszeit geplant, unterrichte Deine Kollegen und Kunden im Vorfeld darüber. So werden diese genügend Zeit haben, Dir Fragen zu stellen und Du kannst eine ordentliche Übergabe an einen Stellvertreter organisieren.

    Manche Firmen lassen mittlerweile sogar alle Nachrichten löschen, die während des Urlaubs eines Mitarbeiters in sein Postfach eingehen. Eine Antwort, die den Sender über diese Vorgehensweise informiert wird automatisch versandt.

  6. Schalte Empfangs- und Lesebestätigungen ab

    So richtig nervig: In manchen Unternehmen ist der Anteil der erhaltenen E-Mails, die Lese-und Empfangsbestätigungen sind, 30 %. Das muss ja nun wohl wirklich nicht sein!

  7. „Schalter-Zeiten“ in Deinen E-Mails

    Zugegeben, folgendes ist ein recht radikaler Schritt um Herr über die E-Mail-Flut zu werden: Richte Dir Schalter-Zeiten ein. Du liest E-Mails nur zu zwei Tagszeiten – das ist natürlich nur umsetzbar, wenn es Dir Dein Job in dieser Form erlaubt. Vielleicht aber ja ein Experiment wert?!

Fazit – Von dem Mut zur Mülltonne und zum Abschalten

Ständig, mehr und mehr Informationen zu erhalten, zu verarbeiten und zu speichern zählt zu einer der Herausforderungen unserer Zeit. Das Geheimnis ist, zu lernen, wie man effektiv arbeiten, die E-Mail-Flut eindämmen und vor allem glücklich werden kann – ohne den Stress der ständigen Erreichbarkeit.

Wie gehst Du mit der E-Mail-Flut um? Hast Du noch einen anderen Tipp? Schreibe ihn mir gern in die Kommentare!

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